Expert samenwerking - Leesman

Hoe de werkomgeving impact heeft op de mens

“Als development director bij Leesman voorzie ik organisaties van de data en inzichten die ze nodig hebben om werkomgevingen structureel te verbeteren.– de Leesman Index. Wat mij boeit is hoe de werkomgeving impact heeft op de mens. En hoe je met de fysieke omgeving medewerkers een betere en effectievere werkervaring kunt geven. Dat kan al met heel eenvoudige tweaks. Het belangrijkste daarbij is dat je begrijpt wat medewerkers nodig hebben. En ze daarin optimaal ondersteunt. Onze data toont aan dat er geen one-size-fits-all bestaat. Je moet je demografie echt goed in kaart brengen en begrijpen. Ons onderzoek ‘Value of Variety’ toont aan dat zelfs in uitzonderlijke werkomgevingen ruim 25% van de medewerkers een ondermaatse werkbeleving heeft. Slechts een kwart van hen vindt dat de omgeving bijdraagt aan hun productiviteit.”

Lmi score

“Onze methodiek bestaat uit een gestandaardiseerde bevraging en analysetool. Daarin vragen we vier onderwerpen uit. Je kan geen effectieve werkomgeving ontwerpen als je niet weet wat medewerkers doen in hun rol. We kijken naar wat belangrijk is en de mate van ondersteuning van de activiteiten.

Daarnaast kijken we ook naar de impact die de omgeving heeft op organisatorisch belangrijke elementen, zoals het gevoel van productiviteit, saamhorigheid, trots en kennisdeling.

Deze twee elementen worden dan verrekend in een effectiviteitsscore (Lmi). De knoppen waaraan je kunt gaan draaien om deze effectiviteitscore te verbeteren zijn de fysieke kenmerken en de facilitaire voorzieningen die je op kantoor kunt terugvinden. We meten 56 van deze kenmerken en voorzieningen en kijken naar het belang en de ondersteuning.

Het resultaat van deze enquête geven we weer in de Leesman Lmi: een effectiviteits-score op een schaal van 0 tot 100 waarmee organisaties de prestaties van hun werkplek kunnen beoordelen. Ook kunnen ze hun scores vergelijken met andere organisaties. Met 1,4 miljoen respondenten wereldwijd bieden we organisaties de grootste benchmark op het vlak van werkplekbeleving.”  

Hybride werken: pas sinds corona

“Aan de hand van alle data die we verzamelen voor de Leesman Index, doen we ook aanvullend onderzoek. Daaruit halen we trends waarover we wereldwijd rapporteren. Zo zien we dat de fysieke werkomgeving niet snel mee-evolueert met de manier van werken. Neem het hybride werken. In Nederland had je al wel Het Nieuwe Werken – HNW – en activitybased werken.  

Maar sinds de coronapandemie heeft het hybride werken pas écht serieus vorm gekregen. Vóór corona was de standaard manier van werken 5 dagen vast op kantoor. Tijdens corona waren organisaties zoekende. En na corona, in 2022, kreeg het hybride werken structuur. Je zag toen ook dat het onderwerp werkplekbeleving boardroommateriaal werd. Het was niet langer een operationele kostenpost, maar een HR-thema.”

Katalysator voor flexibele werkomgeving

“Wereldwijd zit 60% van de medewerkers minder dan de helft van de werkweek op kantoor. Voor organisaties een goede reden om opnieuw na te denken over de inrichting van de werkomgeving. Als de meeste medewerkers maar een paar dagen per week op kantoor zijn, is een toegewezen werkplek dan nog wel logisch? Ik zie hybride werken als katalysator voor flexibele werkomgevingen. Ruimten met meer variatie aan werkomgevingen en settings die afgestemd zijn op wat medewerkers nodig hebben. Bijkomend voordeel is dat als je de werkplekken flexibel maakt, je met de vierkante meters die vrijkomen weer meer werkvariatie kunt aanbieden.”

1.600 werkomgevingen gemeten

“Na de coronapandemie hebben we met de Leesman Index meer dan 400.000 respondenten verzameld afkomstig van meer dan 1.600 werkomgevingen. Daarvan heeft 46% een vaste werkplekstrategie en 54% een flexibele werkplekstrategie. De gemiddelde effectiviteitsscore ligt bij de vaste werkplek iets hoger dan bij de flexibele werkplek. Namelijk Lmi 69,6 versus Lmi 68,2. Op basis van die data ben je geneigd om te kiezen voor een vaste werkplekstrategie. Maar belangrijk is om te beseffen dat de flexibele werkomgeving in twee smaken komt: met veel variëteit en met weinig variëteit aan werkomgevingen en settings. Flexibele werkomgevingen met voldoende variëteit doen het aanzienlijk beter met een Lmi van 72,8. Daarbij is het wél belangrijk dat de variëteit goed aansluit op de activiteiten en behoeftes van de medewerkers.”

Hybride werken is here to stay

“Met 88% hybride werkers is hybride werken here to stay. We gaan niet meer terug naar het oude werken. Voor organisaties is het belangrijk te beseffen dat niet de bezetting op kantoor de enige maatstaf is voor succes, maar dat werkplekbeleving minstens even belangrijk is. Vaak wordt er nu nog gekeken naar het percentage medewerkers dat op kantoor is. Het maakt niet uit hoe vaak iemand naar kantoor komt, als die er maar een effectieve werkdag heeft.”

Wat maakt de werkplekbeleving uitzonderlijk?

“Organisaties met een Lmi-score hoger dan 70, kunnen een Leesman+certificering krijgen. Deze certificering kennen we alleen toe aan gebouwen die voldoen aan onze strenge criteria. Wat zo’n werkomgeving typeert? Ten eerste draagt zo’n werkomgeving bij aan trots en het imago van de werkgever. Het is een gevoel dat je meeneemt naar huis als je thuis werkt en waar je het over hebt met vrienden en collega’s. Vandaag moet het kantoor harder werken om dit gevoel in kortere tijd op te roepen.  

Ten tweede heeft een uitzonderlijke werkomgeving oog voor privacy en concentratie. Een meerderheid van de medewerkers komt naar kantoor voor meetings en samenwerken. Maar doet dat niet 8 uur per dag. Daarom moet de werkomgeving naast plekken voor samenwerking genoeg ruimtes bieden voor focuswerk, zodat medewerkers niet naar huis hoeven om geconcentreerd te werken. Een derde kenmerk van een uitzonderlijke werkomgeving is dat het de saamhorigheid en het samenwerken bevordert. Waar je ook werkt – thuis, op kantoor of elders – . En tot slot: een werkomgeving wordt uitzonderlijk als mensen er liever willen zijn dan op hun thuiswerkplek. Als ze er bewust voor kiezen naar kantoor te reizen omdat ze daar prettiger en productief kunnen werken – dan doe je het goed als werkgever!”